Beheer, incidenten en stoppen

Een goede invoering eindigt niet bij de eerste verzending. Leg vooraf vast wie de omgeving beheert, waar een probleem wordt gemeld en hoe gegevens worden opgeruimd. Houd dat bij de bestaande beheerprocessen van de organisatie.

Houd toegang en inhoud bij

Benoem een omgevingseigenaar en een vervanger. Gebruik persoonlijke accounts en controleer rechten bij instroom, functiewijziging en vertrek. Geef een inhoudseigenaar verantwoordelijkheid voor bronversies en publicatie van learnings.

Kijk opnieuw naar de beoordeling bij een belangrijke wijziging: een nieuwe koppeling, andere doelgroep, extra gegevens, gewijzigde subverwerker of nieuw doel voor resultaten. Sluit periodieke controles aan op het eigen beleid.

Spreek de incidentroute af

Leg een intern meldpunt en contact met 7taps vast. Zorg dat duidelijk is wie een verkeerde publicatie, onbedoelde inzending of vermoedelijk datalek oppakt. Gebruik voor leverancierscontact de actuele securityinformatie en jullie contract.

Bij een mogelijk datalek moet de eigen incidentprocedure direct starten. De AVG onderscheidt de melding door een verwerker aan de verantwoordelijke en een eventuele melding door de verantwoordelijke aan de toezichthouder. Voor die laatste kan de termijn van 72 uur na bekendwording gelden. Wacht dus niet automatisch een leveranciers- of supporttermijn af (Europees Parlement & Raad van de Europese Unie, 2016, art. 33).

Laat de contractuele meldafspraken aansluiten op die verantwoordelijkheid. Bewaar incidentinformatie afgeschermd en deel alleen wat voor onderzoek en opvolging nodig is.

Controleer beschikbaarheid en herstel

De actuele SLA beschrijft afspraken over dienstverlening en herstel. Neem percentages, tijden en uitsluitingen uit de overeenkomst die voor jullie geldt (7taps, z.d.-e).

Twee begrippen helpen bij het gesprek: RPO gaat over hoeveel gegevensverlies in tijd aanvaardbaar is; RTO over de beoogde tijd om de dienst te herstellen. Laat ICT beoordelen of de afspraken passen bij jullie opleiding.

Zorg dat noodzakelijke operationele protocollen via de daarvoor bestemde, beheerde route beschikbaar blijven. Maak een korte learning niet ongemerkt de enige vindplaats van een werkvoorschrift.

Kies bewaartermijnen per gegevenssoort

Een opleidingsresultaat kan een andere bewaartermijn hebben dan een vrije oefenreactie of een audio-inzending. Leg vast wat je nodig hebt, wie het kan zien en hoe verwijdering in 7taps en eventuele gekoppelde systemen wordt geregeld.

Gebruik de DPA voor de actuele leveranciersafspraken. Laat bij een verwijderverzoek ook back-ups, exports en eventuele wettelijke bewaarplichten meenemen. Een abonnement opzeggen is niet automatisch hetzelfde als alle gegevens verwijderen.

Bereid stoppen voor

Spreek vóór afloop af welke inhoud en registraties je terugkrijgt, in welke bruikbare vorm en wanneer. Controleer een export op wat je nodig hebt. Stem daarna verwijdering en de bevestiging daarvan af.

Trek koppelingen en toegangsrechten in. Werk verwijzingen vanuit de ELO, QR-codes en interne pagina’s bij. Controleer bij Dynamic SCORM wat er met de leerroute gebeurt wanneer de live dienst niet meer beschikbaar is.

Voer een onomkeerbare reset of verwijdering alleen uit met de bevoegde opdrachtgever en na de nodige export. De rapportagehandleiding beschrijft de actuele functies; een reset vervangt geen afspraken over bewaartermijnen en verwijdering.

Voor het gewone bekijken van gegevens gebruik je de Nederlandse rapportage-uitleg; daarvoor hoef je niets te resetten.

Bronnen

7taps. (z.d.-d). 7taps Data Processing Agreement (DPA). Geraadpleegd op 6 november 2026, van https://help.7taps.com/en/articles/12572266-7taps-data-processing-agreement-dpa

7taps. (z.d.-e). 7taps Microlearning Service Level Agreement (SLA). Geraadpleegd op 6 november 2026, van https://help.7taps.com/en/articles/11061989-7taps-microlearning-service-level-agreement-sla

7taps. (z.d.-g). Analytics and reporting in 7taps. Geraadpleegd op 6 november 2026, van https://help.7taps.com/en/articles/7234564-analytics-and-reporting-in-7taps

Europees Parlement & Raad van de Europese Unie. (2016). Verordening (EU) 2016/679 (algemene verordening gegevensbescherming). Publicatieblad van de Europese Unie, L 119. Officiële tekst